Politique de protection des renseignements personnels

Chez Exeo, votre vie privée et la protection de vos renseignements personnels est au cœur de nos préoccupations.

Aux fins de la prestation de nos services en matière de consultation et d’immigration en tant que cabinet juridique, nous collectons, utilisons, divulguons et conservons des informations. Le secret professionnel étant primordial dans nos relations avec la clientèle, le respect de la confidentialité fait partie intégrante de notre mission.

Cette Politique de protection des renseignements personnels vise à clarifier nos méthodes de collecte, d’utilisation, de divulgation et de conservation de vos informations. Lorsque vous nous transmettez des données personnelles, que ce soit par le biais de notre site, par courriel, téléphone ou directement, vous acceptez qu’elles soient gérées selon les termes de cette Politique. Si vous partagez avec nous des informations concernant une tierce personne, vous attestez avoir l’autorité pour ce faire et/ou avoir reçu les consentements appropriés, permettant un traitement en adéquation avec cette même Politique.

Veuillez noter que la présente Politique ne s’applique pas aux sites externes de tiers qui sont accessibles via des liens sur notre site. Exeo ne prend aucune responsabilité pour ces sites externes. Assurez-vous de bien consulter leur politique de confidentialité avant de partager quelconque renseignement personnel.

Les renseignements personnels que nous recueillons

Dans le cadre de nos services, nous rassemblons et traitons certains renseignements personnels. Que ce soit lors de vos communications avec nous ou lorsque vous naviguez sur notre site, nous collectons des informations personnelles vous concernant. Voici une liste des renseignements, sans toutefois s’y limiter, que nous pourrions recueillir à votre sujet: 

• Informations d’identité : tels que votre nom et prénom;
• Coordonnées : incluant l’adresse postale, électronique et numéro de téléphone.
• Renseignements biographiques : titre de poste, employeur, photos, contenus vidéo ou audio;
• Préférences de communication : incluant les commentaires et réponses à des sondages;
• Données de facturation et financières : adresse de facturation, détails du compte bancaire et informations de paiement;
• Renseignements sur les services : détails des services que nous vous avons fournis.
• Informations de recrutement : CV, parcours éducatif et professionnel, affiliations professionnelles, etc.;
• Utilisation du site Internet et données techniques : visites, interactions avec notre plateforme et notre contenu en ligne ainsi que des données collectées via des témoins de connexion (cookies);
• Informations fournies ou produites pour des clients : incluant, lorsque pertinent, des données sensibles comme l’origine raciale ou ethnique, les convictions religieuses, la santé, l’orientation sexuelle, l’état civil, etc.;
• Données d’identification et vérification des antécédents : copies de permis de conduire, numéro d’assurance sociale, passeports, factures de services, preuve d’identité, informations liées à la provenance de fonds pour la conformité aux conditions de certains programmes;
• Autres renseignements personnels fournis : en notant que si vous nous fournissez des informations sur d’autres individus (clients, membres de la famille, employés, administrateurs, actionnaires, etc.), vous attestez avoir obtenu leur consentement pour ce partage de renseignements;
• Preuves de consentement : lorsque nécessaire, enregistrant la date, l’heure et le moyen par lequel le consentement a été donné.

Nous ne collectons pas intentionnellement de données sur les enfants ou toute personne âgée de moins de 16 ans. Si vous êtes âgé de moins de 16 ans, nous vous prions de ne pas nous envoyer de données personnelles sans l’accord clair d’un parent ou d’un responsable légal. Si vous êtes responsable d’un mineur ayant partagé ses données avec nous sans votre consentement, contactez-nous et nous procéderons à leur suppression.

Les courriels non sollicités provenant de non-clients ne créent pas de relation avocat-client. Ces communications ne bénéficient pas nécessairement du secret professionnel.

Les motifs pour lesquels nous recueillons vos renseignements personnels

Nous recueillons, utilisons, divulguons et conservons les renseignements personnels de nos clients ainsi que nos fournisseurs de services afin d’assurer des services juridiques professionnels et de répondre à nos obligations juridiques.

Plus précisément, nous recueillons, utilisons, divulguons et conservons vos renseignements personnels aux fins suivantes :

Prestation de services et obligations contractuelles: 

• Fournir des services et des conseil juridiques; 
• Gérer et honorer nos engagements contractuels;
• Prévenir les conflits d’intérêts;

Relations clients:

• Établir et entretenir des relations avec nos clients;

Expérience sur notre site Internet:

• Répondre aux questions, aux demandes et aux sollicitations des utilisateurs;
• Adapter le contenu en fonction de sa pertinence et de votre choix d’appareil;
• Analyser les besoins et les préférences des clients par l’envoi de sondages et d’évaluations.

Marketing et développement commercial: 

• Informer sur de nouveaux services, les évolutions juridiques en matière d’immigration, nos événements, nos initiatives, etc.
• Analyser les besoins des clients afin d’améliorer notre gamme de services;

Gestion et administration des activités: 

• Assurer le bon déroulement lié à la conduite des affaires;
• Gérer la facturation, l’administration des comptes, le recouvrement et le traitement des paiements;
• Évaluer la cote de solvabilité
• Protéger les opérations commerciales;
• Prévenir les activités frauduleuses et illégales, la négligence, la violation et effectuer des vérifications.

Recrutement:

• Traiter les candidatures et évaluer l’adéquation des candidats

Conformité avec les obligations légales:

• Veiller au respect des obligations légales professionnelles;
• Prévenir et gérer le risque;

Réorganisation d’entreprise:

• Fusions ou autres restructurations.

Toutes autres fins auxquelles vous consentez lors du partage de vos renseignements personnels.

Les personnes à qui nous communiquons vos renseignements personnels

Nous pouvons communiquer et divulguer vos renseignements personnels aux personnes  et entités énumérées ci-dessous à des fins de conseils juridiques et suivant les mandats signés par le cabinet. Veuillez noter qu’Exeo Avocats est en pleine croissance à l’international. Par conséquent, tous les renseignements personnels que nous recueillons peuvent être transmis et traités par toute entité du réseau Exeo :

• des fournisseurs de services, y compris un organisme ou un particulier dont les services ont été retenus par Exeo Avocats. Les informations partagées avec ces prestataires de services sont celles strictement nécessaires à l’exécution de leurs fonctions. De plus, les ententes conclues avec ces entités les obligent à maintenir la confidentialité des données divulguées ;
• des autorités gouvernementales ou des forces de l’ordre conformément aux exigences légales auxquelles nous sommes tenues, en réponse à des ordonnances judiciaires ou quand nous estimons qu’il est essentiel de le faire pour se conformer à la législation en vigueur;
• une institution financière, de façon confidentielle et uniquement dans le cadre de la cession d’un droit de percevoir paiement, la fourniture d’une sûreté ou d’autres arrangements de financement;
• des assureurs et des organismes de réglementation tels que des associations professionnelles d’avocats ou autres parties dans le cadre d’activités de réglementation ou d’autres activités se rapportant à nos obligations et à l’exercice de la profession d’avocat; et
• un ou plusieurs tiers, lorsque vous consentez à cette communication ou si la communication est requise ou autorisée par la loi.

La période de conservation de vos renseignements personnels

Nous conserverons vos renseignements personnels pour la durée nécessaire aux fins mentionnées dans la présente Politique et au respect de nos obligations légales et réglementaires. Pour plus d’informations sur la période de conservation de vos renseignements personnels, nous invitons à communiquer avec nous au privacy@exeo.ca. 

L’endroit où nous conservons vos renseignements personnels

Dans le cadre de son expansion internationale, Exeo peut conserver et traiter vos renseignements personnels dans les pays où nous menons nos activités ou recourons à des fournisseurs de services, y compris, mais sans s’y limiter, au Canada, aux États-Unis, au Mexique, et au Portugal. En recourant à nos services, vous consentez au transfert possible de vos renseignements personnels à l’extérieur de votre pays de résidence vers d’autres pays régis par leurs propres réglementations nationales. Il est important de noter que dans ces juridictions, vos informations pourraient être divulguées aux instances gouvernementales ou réglementaires conformément à la législation locale en vigueur.

Veuillez prendre note que vos renseignements personnels peuvent être hébergés à l’extérieur du Québec.

La protection de vos renseignements personnels

Nous disposons de protocoles de sécurité en place permettant la sauvegarde des renseignements personnels partagés avec nous et tout au long du processus suivant leur réception. De ce fait, des protections physiques, technologiques et administratives conçues pour prévenir la destruction non intentionnelle ou illégale, la perte, la modification, la divulgation ou l’accès sans autorisation à vos renseignements personnels ont été mises en place. Seuls les membres de notre équipe ayant un engagement de confidentialité et ayant besoin d’accéder à vos renseignements aux fins de leurs fonctions ont la permission de les consulter.

Toutefois, malgré nos efforts pour sécuriser vos renseignements personnels, nous ne pouvons pas garantir leur sécurité absolue. Il est essentiel de reconnaître que nous ne sommes pas à l’abri de violations de nos barrières de sécurité. Si vous croyez que vos renseignements personnels ont été compromis, nous vous invitons à nous contacter immédiatement au privacy@exeo.ca. 

Vos droits sur vos renseignements personnels

La législation actuelle en matière de protection de la vie privée vous accorde des droits en ce qui concerne vos renseignements personnels, y compris, mais sans s’y limiter, les droits suivants :

• Droit d’accès : vous avez le droit de nous demander si vos renseignements personnels sont traités et, si c’est le cas, d’accéder à ces renseignements. En vertu de la législation applicable, vous pouvez obtenir une copie des renseignements personnels vous concernant que nous avons en notre possession.
• Droit à l’exactitude : nous avons l’obligation de maintenir l’exactitude et la fiabilité de vos renseignements personnels, tout en veillant à ce qu’ils soient à jour, complets et non erronés.
• Droit de rectification : vous avez le droit de faire corriger tout renseignement personnel vous concernant inexact ou incomplet que nous détenons.

De plus, dans certaines circonstances, vous avez le droit de :

• Droit au retrait du consentement : vous pouvez retirer à tout moment votre consentement à l’utilisation ou à la divulgation de vos renseignements personnels que nous avons recueillis.

À titre informatif, vous avez le droit de soumettre une plainte auprès de l’autorité de contrôle de la protection des renseignements personnels dans le pays, la région ou l’état dans lequel vous résidez, dans lequel nous sommes situés ou dans lequel une violation potentielle de la législation relative à la protection des renseignements personnels se serait produite.

Pour faire valoir l’un de ces droits, veuillez communiquer avec nous au privacy@exeo.ca.

Les témoins de connexion

Afin d’obtenir de plus amples renseignements au sujet des témoins de connexion que nous utilisons sur notre site internet, veuillez consulter notre Politique relative aux témoins de connexion

La mise à jour de la Politique de protection des renseignements personnels

Exeo Avocats se réserve le droit de modifier ou de compléter la présente Politique de protection des renseignements personnels en tout temps. Si des modifications ont lieu, nous afficherons celles-ci directement sur notre site internet. 

La présente Politique a été mise à jour en novembre 2023.

Communiquez avec nous

Nous vous invitons à communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels, Me Marc-André Séguin, pour toute information, question ou précision concernant notre Politique sur la protection des renseignements personnels ou à l’égard de vos droits sur vos renseignements personnels à l’adresse suivante: privacy@exeo.ca.